วิธีการดำเนินการทะเบียนโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

62% ของสถาบันการศึกษาได้เห็น ปริมาณคำขอเอกสารการศึกษาเพิ่มขึ้นในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ขณะที่40% ของผู้อำนวยการทะเบียนในปัจจุบันคาดว่าจะเกษียณอายุภายในระยะเวลา 5-10 ปีข้างหน้า สำนักงานทะเบียนมีบทบาทเกี่ยวข้องกับนักเรียนทุกคนและทุกภาควิชาการศึกษา แต่ยังคงดำเนินการผ่านระบบเก่าที่แทบไม่สามารถสื่อสารกันได้ ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำงานอัตโนมัติในกระบวนการจัดตารางเรียน การจัดการข้อยกเว้นการลงทะเบียน การประมวลผลใบแสดงผลการศึกษา การตรวจสอบวุฒิการศึกษา และการติดตามการปฏิบัติตาม FERPA

ด้านล่างนี้คือข้อความสำหรับสั่งงาน AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกไปวางใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานของสำนักงานทะเบียนได้อย่างสมบูรณ์ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้งาน ขอแนะนำให้พิจารณาถึงปัญหาด้านการดำเนินงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเสียก่อน สำหรับสำนักงานทะเบียนส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่างานไม่ชัดเจน แต่เป็นเพราะงานถูกกระจายอยู่ในหลายระบบ มีกำหนดเวลาและขั้นตอนอนุมัติมากมายจนไม่มีใครสามารถมองเห็นกระบวนการทั้งหมดได้อย่างครบถ้วน

ปัญหา: สำนักงานทะเบียนของคุณคือกระดูกสันหลังของสถาบัน และมันถูกยึดไว้ด้วยระบบ Banner และเทปกาว

หากคุณทำงานในสำนักงานทะเบียน คุณจะรู้บางสิ่งที่คนอื่นๆ ในมหาวิทยาลัยไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้: สำนักงานของคุณมีส่วนเกี่ยวข้องกับเกือบทุกจุดสัมผัสของนักศึกษา ตั้งแต่การลงทะเบียนจนถึงพิธีสำเร็จการศึกษา การจัดตารางเรียน การลงทะเบียน การให้คะแนน การออกใบแสดงผลการเรียน การตรวจสอบวุฒิการศึกษา การโอนหน่วยกิต การปฏิบัติตามข้อกำหนด FERPA การจัดการแคตตาล็อก การดำเนินการพิธีจบการศึกษา และทั้งหมดนี้ดำเนินการผ่านการผสมผสานระหว่างระบบสารสนเทศนักศึกษา (SIS) ที่มีอายุ 20 ปี อีเมล และระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีเพียงสองคนในทีมงานของคุณเท่านั้นที่เข้าใจ

แรงกดดันในการปฏิบัติงานนั้นไม่หยุดยั้งการศึกษาของ GAO พบว่า 43% ของหน่วยกิตที่ได้รับจากสถาบันต้นทางสูญหายระหว่างการโอนโดยเฉลี่ย และการประเมินหน่วยกิตโอนเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ต้องใช้แรงงานคนมากที่สุดในสำนักงาน นอกจากนี้ยังมีข้อยกเว้นการลงทะเบียนที่ต้องแก้ไขด้วยตนเอง คำขอใบแสดงผลการเรียนที่พุ่งสูงขึ้นในช่วงสิ้นภาคการศึกษาทุกครั้ง การตรวจสอบปริญญาที่ต้องกระทบยอดกับปีในหลักสูตรย้อนหลังไปสิบปี และการอบรม FERPA ที่พนักงานใหม่ทุกคนต้องเข้ารับและพนักงานที่กลับมาทุกคนลืม

สำนักงานทะเบียนเป็นที่ที่นโยบายของสถาบันกลายเป็นความเป็นจริงในการปฏิบัติงาน เมื่อคณะกรรมการหลักสูตรอนุมัติการเปลี่ยนแปลง สำนักงานทะเบียนจะนำการเปลี่ยนแปลงนั้นไปปรับในหลักสูตร เมื่อคณาจารย์เปลี่ยนเกณฑ์การให้คะแนน สำนักงานทะเบียนจะปรับระบบใหม่ เมื่อนักศึกษาต้องการเอกสารบันทึก สำนักงานทะเบียนเป็นผู้ดูแลเอกสารเหล่านั้น เป็นสำนักงานบริหารที่มีการควบคุมกฎระเบียบมากที่สุดและต้องใช้กระบวนการทำงานมากที่สุดในมหาวิทยาลัย และมักมีบุคลากรไม่เพียงพออยู่เสมอ

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบ SIS แต่เป็นการสร้างชั้นปฏิบัติการที่มองเห็นได้รอบๆ งานที่เกิดขึ้นระหว่างระบบต่างๆ บุคลากร และการอนุมัติ วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบโมเดลนี้คือการสร้างการตั้งค่าการดำเนินงานของทะเบียนที่ใช้งานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในระบบการลงทะเบียนของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะกับระบบข้อมูลนักเรียน (SIS) ปริมาณบันทึก และจุดติดขัดในกระบวนการทำงานของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานทะเบียนของคุณด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้, วางลงใน ClickUp Brain เพื่อสร้าง ClickUp Super Agent ของคุณเอง, กรอกข้อมูลของสถาบันของคุณ, และคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานของสำนักงานทะเบียนที่สมบูรณ์พร้อมระบบการจัดตารางงาน, การติดตามข้อยกเว้น, การจัดการเอกสารการศึกษา, และการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน ตรรกะการกำหนดเส้นทาง จุดตรวจสอบระดับการบริการ และกระบวนการอนุมัติ ทีมของคุณสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับประเภทของสถาบัน การตั้งค่า SIS และปริมาณงานของฝ่ายทะเบียนได้

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโครงสร้างพื้นที่ทำงานของคุณ

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า "การดำเนินงานของฝ่ายทะเบียน" พร้อมโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์:

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเองในทุกงาน

เพิ่มฟิลด์เหล่านี้ลงในแม่แบบงานลงทะเบียนของคุณ (ดูประเภทฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมด):

ขั้นตอนที่ 3: วางข้อความที่ต้องการลงใน ClickUp Brain

เปิดClickUp Brainใน Space ใหม่ของคุณและวางข้อความจากด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ (ชื่อสถาบัน, จำนวนนักเรียน, SIS, ปริมาณใบแสดงผล, จำนวนพนักงาน) Brain จะสร้างกระบวนการทำงานการกำหนดตารางเวลา, การจัดการข้อยกเว้น, กระบวนการใบแสดงผล, และการติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นงานและงานย่อยที่คุณสามารถใช้ได้ทันที (ใหม่กับ Super Agents?ดูวิธีการสร้างตัวแรกของคุณทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับการจัดการอย่างต่อเนื่อง

กำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติหลักเหล่านี้เพื่อให้ระบบทำงานได้ด้วยตัวเอง (เรียนรู้วิธีการทำงานของฟิลด์ที่กำหนดเองใน การทำงานอัตโนมัติ):

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรการดำเนินงานของนายทะเบียน

ตัวแทน AI สำหรับการดำเนินงานการลงทะเบียนไม่ใช่การทดแทน SIS มันเป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและจัดการความซับซ้อนของกระบวนการทำงานที่ SIS ของคุณไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการ: การกำหนดเส้นทางอนุมัติ, การติดตามข้อยกเว้น, การบังคับใช้ SLA, และการประสานงานข้ามแผนก SIS เก็บข้อมูล ตัวแทนเคลื่อนย้ายงาน

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

ดำเนินการทะเบียนทั้งหมดในที่เดียว

การดำเนินงานของสำนักทะเบียนจะหยุดชะงักเมื่อการจัดตารางเวลา ข้อยกเว้น ทรานสคริปต์ การตรวจสอบ การประเมินการโอนหน่วยกิต และการติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบอยู่ในระบบแยกกันโดยไม่มีมุมมองการดำเนินงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, ฟิลด์ที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติ สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการดำเนินงานของสำนักทะเบียนให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งรองรับการส่งต่อที่รวดเร็วขึ้น การมองเห็นปัญหาคอขวดที่ดีขึ้น การส่งต่อที่สะอาดขึ้น และการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดยิ่งขึ้น

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบ SIS หรือผู้ให้บริการใบแสดงผลของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ปรับปรุงการมองเห็นในกำหนดเวลาและการอนุมัติ และช่วยให้สำนักงานของคุณจัดการงานที่มีปริมาณมากและนโยบายที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องพึ่งพาการค้นหาอีเมลเก่าและความจำเฉพาะบุคคล เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านบน ปรับให้เหมาะกับประเภทสถาบันและสภาพแวดล้อม SIS ของคุณ และสร้างการตั้งค่าที่ทีมทะเบียนของคุณสามารถใช้ได้จริงในทุกภาคการศึกษาเริ่มต้นฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อย

AI สามารถจัดการกับความซับซ้อนของการจัดตารางเรียนที่มีปัญหาห้องเรียนซ้ำซ้อนและข้อจำกัดของผู้สอนได้หรือไม่?

ตัวแทน AI ไม่สามารถแก้ปัญหาการหาค่าที่เหมาะสมที่สุดที่อยู่ในกลุ่ม NP-hard ได้ พวกมันจัดการกระบวนการทำงานรอบ ๆ การจัดตารางเวลา: การรวบรวมคำขอจากแผนกต่าง ๆ, การติดตามการละเมิดข้อจำกัด, การจัดเส้นทางงานแก้ไขข้อขัดแย้ง, และการบันทึกการเปลี่ยนแปลงหลังจากตารางเวลาถูกเผยแพร่แล้ว ผู้ลงทะเบียนยังคงเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดตารางเวลา แต่ตัวแทนจะทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดรอดไประหว่างการขอและการจัดตารางเวลาสุดท้าย

สิ่งนี้ใช้งานได้กับ Banner, Colleague หรือ PeopleSoft หรือไม่?

พื้นที่ทำงานของตัวแทน AI ทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลนักเรียน (SIS) ที่มีอยู่ของคุณ โดยไม่อ่านหรือเขียนข้อมูลโดยตรงจาก SIS ของคุณ แต่จะจัดการกับกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน (การอนุมัติ, ข้อยกเว้น, การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด) ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมใน SIS แทน คิดถึงมันเหมือนกับชั้นการจัดการโครงการที่อยู่บนระบบบันทึกข้อมูลของคุณ คล้ายกับวิธีที่ CU Anschutzได้รวมระบบเก่าห้าชุดเข้าด้วยกันเป็นชั้นการดำเนินงานเดียว

แล้วการปฏิบัติตาม FERPA สำหรับบันทึกข้อมูลนักศึกษาในพื้นที่ทำงานล่ะ?

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งขณะเก็บและขณะส่งข้อมูล พื้นที่ทำงานถูกกำหนดค่าด้วยระดับการอนุญาตที่สอดคล้องกับการควบคุมการเข้าถึง FERPA ของคุณ พนักงานจะเห็นเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของตนเท่านั้นไม่มีการใช้ข้อมูลเพื่อฝึกอบรมแบบจำลอง AI. รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในหน้าความปลอดภัย.

ระบบนี้จัดการคำขอใบแสดงผลการเรียนในช่วงเวลาที่มีการใช้งานสูงอย่างไร?

ระบบอัตโนมัติจะติดตามปริมาณบันทึกเสียงตามสัปดาห์และเปรียบเทียบกับรูปแบบในอดีต เมื่อปริมาณเกินขีดความสามารถของพนักงาน ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อจัดสรรพนักงานชั่วคราวหรืออนุมัติการทำงานล่วงเวลา การติดตาม SLA ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคำขอเร่งด่วนและเร่งด่วนจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญ และระบบอัตโนมัติสำหรับการตรวจสอบการค้างจะป้องกันไม่ให้เสียเวลาในการประมวลผลคำขอที่จะถูกบล็อก

สิ่งนี้สามารถช่วยกับคลื่นการเกษียณอายุของนายทะเบียนได้หรือไม่?

ใช่ แต่ไม่ใช่โดยการแทนที่ผู้ลงทะเบียน ตัวแทนจะรวบรวมความรู้เชิงสถาบันไว้ในกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้าง: กระบวนการอนุมัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร ฐานข้อมูลความเทียบเท่า กรณีตัวอย่างของข้อยกเว้น และขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อผู้ลงทะเบียนที่มีประสบการณ์เกษียณ ความรู้ในการดำเนินงานจะยังคงอยู่ในระบบแทนที่จะหายไปพร้อมกับบุคคลนั้น